「品質記録管理規定」に、品質記録の識別、保管、保護、検索、保管機関、廃棄の手順を定め、記録を維持・管理します。

品質記録の取り方を効果的に実施するために、以下の事項を追加します。

社内イントラネットに「品質記録一覧表」を掲載し、記録作成に必要な帳票をクリックすると、その帳票がダウンロードできる機能を用意します。この機能を用いると品質記録の帳票がスピーディに検索でき、作成が可能となります。ここでは、全社様式の帳票を対象としますが、部門の様式などを含んでもよいでしょう。

品質記録を取る目的は、「要求事項への適合の証拠を示す、及び品質マネジメントシステムの効果的運用の証拠を示す」ことです。このため収集、保管などのコストを考慮し、取るべき品質記録、保管期間などを決めることが重要です。

• 顧客満足
• 製品要求事項への適合性
• プロセスと製品の特性及び傾向

記録は、この３つの目的に応じて役割を果たしているかどうかをよく確認をしてムダな記録はつけないように気をつけることが大事です。

このうち、ＴＱＭの第一歩として踏み出すために特に大事なのは、「知識」として、会社の財産になるように記録を活用できるようにすることです。特に以下のような品質情報が、容易に検索可能な形で残されていくようにしましょう。このためには、IT（情報技術）を活用した「品質情報検索システム」が構築されることが最も効果的な方法となります。